PRIVACYVERKLARING

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026

KL-TRANS BELGIUM BV hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie wij deze eventueel delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

KL-TRANS BELGIUM BV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening (EU) 2016/679) en de toepasselijke Belgische regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en elektronische communicatie.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, onze website of de toepasselijke wet- en regelgeving wijzigt. De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening en website worden verwerkt, is:

KL-TRANS BELGIUM BV
Oude Gentweg 81
8820 Torhout
België
BTW BE 0749.656.67

E-mail: kris@kl-trans.be
Website: www.kl-trans.be

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met KL-TRANS BELGIUM BV kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

naam en voornaam;
bedrijfsnaam en functie;
facturatie- en correspondentieadres;
laad- en losadres;
telefoonnummer;
e-mailadres;
gegevens over uw transport- of verhuisopdracht;
gegevens over de te vervoeren goederen, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van het transport;
gegevens die u verstrekt bij een offerteaanvraag of contactaanvraag;
facturatie- en betalingsgegevens;
gegevens die noodzakelijk zijn voor administratieve, wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen;
communicatie en correspondentie tussen u en KL-TRANS BELGIUM BV;
gegevens die noodzakelijk zijn voor de planning, uitvoering, opvolging en communicatie rond een transport.

Wij verwerken in principe alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wij verzoeken u om via onze website of andere communicatiekanalen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens of andere gevoelige informatie te verstrekken wanneer dit niet noodzakelijk is voor de dienstverlening.

3. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u:

contact met ons opneemt;
een offerte aanvraagt;
een transport of verhuisopdracht aanvraagt;
klant wordt;
ons per e-mail of telefoon contacteert;
gegevens verstrekt in het kader van een transport;
gebruikmaakt van onze website of contactformulieren.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een transport of verhuisopdracht.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een opdrachtgever, expediteur, logistieke partner, verhuispartner of andere contractspartij ons gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn om een transport uit te voeren.

Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om:

naam van een contactpersoon;
laad- en losadres;
contactgegevens van de contactpersoon;
informatie over de transportopdracht;
gegevens over de goederen;
informatie die noodzakelijk is voor de planning en uitvoering van het transport.

Wanneer wij persoonsgegevens indirect verkrijgen, gebruiken wij deze uitsluitend voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de betreffende dienstverlening, wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde doeleinden.

4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

KL-TRANS BELGIUM BV verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Contact en communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag, verzoek, klacht of andere communicatie te behandelen en indien nodig contact met u op te nemen.

4.2 Offertes en prijsaanvragen

Wanneer u een offerte aanvraagt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw aanvraag te beoordelen en een passende offerte op te maken.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

uw naam;
bedrijfsgegevens;
contactgegevens;
laad- en losadres;
land van vertrek en bestemming;
informatie over de goederen;
informatie over de gewenste transport- of verhuisdienst.

4.3 Uitvoering van transporten en verhuisopdrachten

Wanneer u een transport- of verhuisopdracht geeft, verwerken wij de noodzakelijke persoonsgegevens om de opdracht te plannen, uit te voeren, op te volgen en hierover met u of andere betrokken partijen te communiceren.

4.4 Transportplanning en opvolging

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor:

planning van laad- en losmomenten;
communicatie met opdrachtgevers en contactpersonen;
transportopvolging;
afhandeling van transportdocumenten;
communicatie over vertragingen, wijzigingen of andere praktische zaken.

4.5 Facturatie en administratie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

facturen op te maken en te verzenden;
betalingen te verwerken en op te volgen;
onze boekhouding te voeren;
te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

4.6 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting, bijvoorbeeld op het gebied van boekhouding, fiscaliteit, transportadministratie of andere toepasselijke regelgeving.

4.7 Bescherming van onze onderneming en rechten

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze onderneming, eigendommen, rechten of belangen, bijvoorbeeld in het kader van geschillen, juridische procedures, fraudepreventie of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

5. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

KL-TRANS BELGIUM BV verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij een offerteaanvraag, transportopdracht of verhuisopdracht.

Wettelijke verplichting

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige of fiscale doeleinden.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van KL-TRANS BELGIUM BV of een derde, en uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op normale bedrijfscommunicatie, het behandelen van zakelijke contacten, beveiliging, fraudepreventie of het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij vooraf uw toestemming.

U heeft het recht om een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van uw toestemming heeft plaatsgevonden.

6. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

KL-TRANS BELGIUM BV deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige reden bestaat en voor zover dit noodzakelijk is.

In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

transportpartners;
onderaannemers of charters;
logistieke partners;
expediteurs;
agenten of andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een transport;
boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
IT- en hostingdienstverleners;
verzekeraars, wanneer dit noodzakelijk is;
overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer wij een beroep doen op een verwerker die namens KL-TRANS BELGIUM BV persoonsgegevens verwerkt, nemen wij de maatregelen die de AVG vereist om ervoor te zorgen dat deze gegevens passend worden beschermd.

Wij verstrekken nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

7. Internationale transporten

Omdat KL-TRANS BELGIUM BV internationale transporten uitvoert, kunnen persoonsgegevens in het kader van een transport worden verstrekt aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een transport in België of in andere landen.

Wij beperken dergelijke doorgiften tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zouden worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van de AVG en dat, waar vereist, passende waarborgen worden toegepast.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

KL-TRANS BELGIUM BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

De concrete bewaartermijn hangt af van het soort gegevens en het doel waarvoor deze worden verwerkt.

Zo kunnen bepaalde gegevens bijvoorbeeld langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor:

wettelijke of fiscale bewaarplichten;
boekhoudkundige verplichtingen;
bewijs van overeenkomsten en transacties;
de behandeling van geschillen;
het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Wanneer er geen wettelijke bewaartermijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn op basis van de noodzaak van de verwerking en de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

KL-TRANS BELGIUM BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

ongeoorloofde toegang;
verlies;
vernietiging;
wijziging;
ongeoorloofde bekendmaking;
andere vormen van onrechtmatige verwerking.

De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard, omvang en context van de verwerking en op de mogelijke risico’s voor de betrokken personen.

10. Persoonsgegevens op onze website

Wanneer u onze website www.kl-trans.be bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verwerkt, bijvoorbeeld gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en goede werking van de website.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten van de website kan dit onder meer betrekking hebben op technische informatie zoals:

IP-adres;
type browser;
apparaat- of besturingssysteemgegevens;
datum en tijd van bezoek;
technische gegevens over het gebruik van de website.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is, bijvoorbeeld voor de technische werking, beveiliging en verbetering van onze website.

11. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website of voor een door de bezoeker uitdrukkelijk gevraagde functionaliteit.

Voor niet-strikt noodzakelijke cookies, zoals bepaalde analytische, statistische, marketing- of trackingcookies, wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer dit volgens de toepasselijke regelgeving vereist is.

U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie over de concrete cookies die op onze website worden gebruikt, hun doeleinden, bewaartermijnen en eventuele derde partijen, wordt opgenomen in onze afzonderlijke Cookieverklaring.

De Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt dat voor niet-strikt noodzakelijke cookies voorafgaande, vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming vereist is.

12. Direct marketing en commerciële communicatie

KL-TRANS BELGIUM BV kan bestaande zakelijke klanten en contacten informeren over onze diensten wanneer dit wettelijk is toegestaan en wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat.

Wanneer voor bepaalde vormen van elektronische direct marketing voorafgaande toestemming vereist is, zullen wij deze toestemming vragen.

U kunt zich op elk moment verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Wanneer u niet langer commerciële communicatie van ons wenst te ontvangen, kunt u dit eenvoudig melden via kris@kl-trans.be.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

KL-TRANS BELGIUM BV maakt voor de dienstverlening zoals beschreven in deze privacyverklaring geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins aanzienlijk treft.

Wij maken evenmin gebruik van profilering voor dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.

Indien dit in de toekomst verandert, zullen wij u hierover overeenkomstig de toepasselijke regelgeving informeren.

14. Uw privacyrechten

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt, afhankelijk van de omstandigheden:

het recht hebben om inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
het recht hebben om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
het recht hebben om uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
het recht hebben om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
het recht hebben om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
het recht hebben op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan;
het recht hebben om een eerder gegeven toestemming in te trekken;
het recht hebben om bezwaar te maken tegen verwerking voor direct marketing.

Niet elk recht kan in iedere situatie worden uitgeoefend. Sommige persoonsgegevens moeten bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting worden bewaard.

15. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw verzoek richten aan:

KL-TRANS BELGIUM BV
Oude Gentweg 81
8820 Torhout
België

E-mail: kris@kl-trans.be

Om veiligheidsredenen kunnen wij, wanneer daar redelijke aanleiding toe bestaat, aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

Wij beantwoorden uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst.

Wanneer uw verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen de eerste maand over deze verlenging en de reden daarvoor.

Het uitoefenen van uw privacyrechten is in beginsel kosteloos. Alleen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen de wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

16. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Wanneer u van mening bent dat KL-TRANS BELGIUM BV uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke regelgeving verwerkt of dat uw privacyrechten niet worden gerespecteerd, kunt u eerst contact met ons opnemen zodat wij de situatie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U behoudt tevens het recht om, wanneer dit wettelijk mogelijk is, beroep in te stellen bij een bevoegde rechter.

17. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

KL-TRANS BELGIUM BV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in onze dienstverlening, onze website, de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken of wijzigingen in de toepasselijke wet- en regelgeving.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.kl-trans.be.

Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026

18. Contact

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

KL-TRANS BELGIUM BV
Oude Gentweg 81
8820 Torhout
België

BTW: BE 0749.656.67
E-mail: kris@kl-trans.be
Website: www.kl-trans.be